راهنمای ايجاد سال مالی جديد و انتقال مانده و موجودی حساب ها
با توجه به اينكه در سيستم تحليلگر ، اطﻼعات عملياتي و مالي هر سال در يك فايل مجزا ثبت و ذخيره ميشود در ابتداي هر سال بايستي فايل سال مالي جديد ايجاد و مانده و موجودي حساب ها(تراز اختتاميه حسابداري-مانده حساب اشخاص–موجودي كاﻻو ...)به عنوان يك افتتاحيه انتقال پيدا كند.
نکات:ﻻزم به ذكر است اين انتقال به صورت يكپارچه بوده ولي اطﻼعات ابتداي دوره هر زير سيستم به صورت جداگانه انتقال پيدا مي كند از اين رو اجبار و الزام در انتقال يكباره افتتاحيه در تمام زير سيستمها نميباشد.
با توجه به اينكه عمدتا اطﻼعات سال مالي قبلي نهايي نشده و يا اينكه بعد از انتقال اطﻼعات به سال مالي جديد نيازبه ويرايش و تغييرات ميباشد ، سيستم تحليلگر اين امكان را ميدهد كه در هر زمان كه نياز باشد با اعمال كنترلهاي ﻻزم افتتاحيه لغو(حذف) شده و بعد از اعمال تغييرات در سال قبلي افتتاحيه جديد ثبت و انتقال پيدا كند.
گام اول:ابتدا با رمز مدير سيستم و يا كاربري كه دسترسي هاي مربوطه را دارا مي باشد در سال مالي قبلي به عنوان مثال(١٤٠٣)وارد برنامه شده و از ميز كار اصلي برنامه گزينه"ايجاد سال مالي جديد"را انتخاب مي كنيم.
با انتخاب گزينه فوق و باز شدن فرم مربوطه بايستي در ابتدا فايل سال مالي جديد را ايجاد نمود .
بايستي توجه داشت فايل سال مالي تنها و تنها براي يكبار امكان ايجاد را دارد و همچنين خيلي بهتر است اين عمل در كامپيوتر سرور انجام پذيرد.
جهت ايجاد فايل سال مالي جديد ابتدا بايستي در قسمت باﻻي فرم سال مالي قبلي و جديد را مشخص نموده، سپس در قسمت "ايجاد سال"گزينه"ايجاد بانك اطﻼعاتي"(روش٢)را كليك كرده و تا زمان انجام كامل عمليات و رويت پيغام مربوطه صبر نماييد. (زمان انجام اين عمليات با توجه به شرايط سخت افزاري و نرم افزاري كامپيوتر سرور متفاوت ميباشد.)
با رويت پيغام"ايجاد سالي مالي جديد با موفقيت انجام شد"فايل سال مالي جديد به همراه انتقال اطﻼعات پايه تمام زير سيستم هاايجاد شده و آماده استفاده ميباشد.
توجه داشته باشيد حتما از روش 2 براي ايجاد سال مالي جديد استفاده نماييد.
گام دوم:در اين مرحله بايستي افتتاحيه اطﻼعات مانده و موجودي حسابها به تفكيك هر زيرسيستم در سال جديد ثبت و انتقال پيدا كند.
همانطور كه در شكل باﻻ مﻼحظه مي نماييد با كليك گزينه"انتقال حساب و موجودي"فرم مربوط به اين عمليات نمايش داده شده و در قسمت پايين آن تفكيك انجام عمليات به ازاي هر زير سيستم صورت پذيرفته است.
در اين فرم با انتخاب هر زير سيستم و تنظيم و انتخاب گزينه هاي مربوطه عمليات انتقال افتتاحيه جهت هر زير سيستم صورت ميپذيرد.
در باﻻي اين قسمت پنلي وجود دارد كه در آن تاريخ پايان دوره جهت محاسبه و انتقال موجودي و مانده حساب مشخص ميشود كه برنامه در عمليات انتقال اين تاريخ را مد نظر ميگيرد.
زيـر سـيـسـتـم حـسـابـداري:
روش در عمليات انتقال زير سيستم به اين صورت است كه برنامه در ابتدا مانده و تراز تمام حسابهايي كه از نوع"موقت"( معين هايي كه زير مجموعه گروه حسابها از نوع موقت ميباشند)مثل هزينه ها و درآمدها در يك سند اختتاميه با يك سرفصل معين(از نوع دائم)مثل سود و زيان سال جاري تراز شده و ثبت ميشود . در مرحله بعد مانده تمام حسابهاي از نوع دائم در يك سند اختتاميه در سال مالي قبلي به طوري كه مانده تمام حسابها را در پايان دوره سال صفر كند با تراز كردن يك معين مثل تراز اختتاميه ثبت شده و همزمان در يك سند افتتاحيه در سال مالي جديد و تراز شده با سرفصل معين مثل تراز افتتاحيه انتقال و ثبت ميشود.
در زير سيستم حسابداري بايستي مراحل زير جهت انتقال و صدور افتتاحيه حساب ها طي شود:
١-تمام سندهاي حسابداري ثبت شده در سال مالي قبلي بايستي به نوع"دائم"تبديل شده باشند.
٢-تنظيمات مربوط جهت عمليات انتقال بايستي مشخص شود:
تعيين تاريخ پايان دوره جهت محاسبه مانده حساب ها
تعيين تاريخ ثبت سندهاي اختتاميه حساب هاي موقت و دائم در سال مالي قبلي
تعيين تاريخ ثبت سند افتتاحيه حسابهاي دائم در سال مالي جديد
انتخاب سرفصل معين هاي مورد نياز جهت تراز كردن سندهاي افتتاحيه و اختتاميه
٣-بستن و تراز حسابهاي موقت با كليك گزينه"بستن حساب های موقت"
با ثبت سند تراز حسابهاي موقت امكان ويرايش سندهاي قبلي ثبت شده به خصوص سندهايي كه داراي حساب از نوع موقت ميباشند ، نخواهد بود.
بعد از ثبت سند تراز حساب هاي موقت امكان ثبت سند دستي كه در آن فقط ميتوان حساب از نوع دائم انتخاب نمود ، ميباشد.
٤-بستن و تراز حساب هاي دائم و انتقال مانده آنها به سال مالي جديد با كليك گزينه"بستن حساب های دائم"
زيـر سـيـسـتـم انبار:
با توجه به اينكه در سيستم انبارداري تحليلگر روشهاي مختلف كدينگ كاﻻ و همچنين استفاده از امكانات سريال توليد(باركد)ميباشد در قسمت زيرسيستم انبار براي هر روش تنظيم مربوطه آن تعبيه شده است.
هر شركت با توجه به روش ثبت اطﻼعات ميتواند يكي از روشهاي انتقال موجودي كاﻻ را انتخاب كند . همچنين اين امكان وجود دارد كه اگر شركتي از چند روش ثبت اطﻼعات استفاده ميكند با شرط اينكه اطﻼعات با توجه به كد انبار مجزا ثبت شده باشد از چند روش با امكان انتخاب انبار مربوطه استفاده نمايد.
سيستم تحليلگر به ازاي هر انبار موجودي كاﻻ را طي يك رسيد ابتداي دوره كه قابل ويرايش و تغييرات نمي باشد ثبت مي كند.
عملكرد كلي و عمومي :
در هرروش بايستي ابتدا كد انبارهاي مورد نظر جهت انتقال موجودي كاﻻ در آن انبارها مشخص شود .
روش هاي انتقال :١) انتقال موجودي انبارهاي سريال عادي
اين روش براي انتقال موجودي كاﻻها به روش كدينگ نوع اول و دوم(كاﻻ–مشخصه ها)و استفاده از امكان سريال توليد(باركد)نوع اول استفاده ميشود كه اين كار با انتقال سريال هايي كه داراي موجودي ميباشند صورت ميپذيرد .(عمده شركتهاي توليدي فرش براي انبارهاي محصول از اين روش بايستي استفاده شود)
٢) انتقال موجودي انبارهاي سريال ويژه
اين روش عمدتا براي شركتهاي توليدي فرش كه كنترل و مديريت ماهانه رولهاي فرش را با توجه به ايجاد سريال ويژه انجام ميدهند استفاده ميشود .
٣)انتقال موجودي انبارهاي بدون سريال
اين روش عمومي ترين روش در تمام شركتها ميباشد كه انتقال موجودي كاﻻها در نوع كدينگ اول و دوم (كاﻻ–مشخصه) بدون در نظر گرفتن و استفاده از سريال توليد و باركد به صورت جمعي انتقال ميدهد.(استفاده اين روش در انبارهاي مواد اوليه–ملزومات–و ... در تمام شركت ها انجام ميشود.)
٤)انتقال موجودي انبارهاي به تفكيك سريال
اين روش تلفيقي از روش١و٣ميباشد . به صورت همزمان عمليات انتقال را انجام ميدهد . ﻻزم به ذكر است اين روش در انتقال موجودي سريالهاي توليد داراي دقت كمتري ميباشد و ترجيحا از اين روش براي انتقال موجودي سريالها استفاده نشود.
٥)انتقال موجودي انبارهاي كاﻻي ويژه
اين در روش جهت انتقال موجودي كاﻻها با كدينگ روش٤(٩سطحي درختي)استفاده ميشود .(عمده شركت هاي فروشگاهي فرش)
٦)انتقال موجودي انبارهاي سريال نوع 2
اين روش در انتقال سريال توليد از نوع٢و كدينگ كاﻻ روش٩و٢كه مبتني بر كد مشخصه٩ميباشد استفاده ميشود .
٧)انتقال موجودي انبارهاي كاﻻي ويژه سريالي
اين روش براي انتقال موجودي كاﻻها به روش كدينگ٤(٩سطحي درختي)و استفاده از امكان سريال توليد (باركد)نوع اول استفاده ميشود كه اين كار با انتقال سريالهايي كه داراي موجودي ميباشند صورت ميپذيرد. (عمده شركتهاي فروشگاهي فرش)
8) انتقال مانده برنامه هاي توليد
با كليك اين گزينه برنامه هاي توليد كه تأييد شده و داراي مانده بوده وهنوز كنسل نشده اند به تفكيك هرشعبه طي يك برنامه توليد ابتداي دوره انتقال و ثبت ميشود.
9) انتقال مانده مجوزورود كاﻻ
با كليك اين گزينه مجوزهاي ورودي كه سال قبل ثبت شده و داراي مانده بوده و هنوز رسيد نشده اند به تفكيك هرشعبه انتقال و ثبت ميشود.
10) انتقال مانده مجوز خروج كاﻻ
با كليك اين گزينه مجوزهاي خروجي كه سال قبل ثبت شده و داراي مانده بوده و هنوز حواله نشده اند به تفكيك هرشعبه انتقال و ثبت ميشود.
11) انتقال مانده سفارش كاﻻ
با كليك اين گزينه تمام مانده سفارش های سال قبل ثبت شده و داراي مانده بوده و هنوز رسيد نشده اند به تفكيك هرشعبه انتقال و ثبت ميشود.
زيـر سـيـسـتـم خرید و فروش:
در اين قسمت كه بيشتر براي شركتهاي بازرگاني و فروشگاهي مورد استفاده قرار ميگيرد با توجه به ماهيت كاري شركت انتقال اطﻼعات صورت ميپذيرد.
گزينه خريد و فروش :
اين گزينه براي شركتهاي مورد استفاده قرار ميگيرد كه از سيستم انبارداري تحليلگر استفاده نميكنند ولي با توجه به امكانات زيرسيستم خريد و فروش نياز دارند تا موجودي كاﻻها را داشته باشند كه با كليك اين گزينه برنامه با توجه به فاكتورهاي ثبت شده در سال مالي قبلي موجودي كاﻻها را محاسبه و طي يك ثبت اوليه از نوع"رسيد داخلي"به سال جديد انتقال ميدهد.
گزينه انتقال مانده درخواست فروش كاﻻ(ثبت سفارش):با كليك اين گزينه درخواست هاي فروش(ثبت سفارش)كه تأييد شده و داراي مانده بوده و هنوز كنسل نشده اند و به ازاي هر شماره درخواست در سال جديد انتقال و ثبت ميشود.(اين گزينه در شركت هاي بازرگاني و توليد ثبت سفارشي استفاده ميشود.)
گزينه انتقال مانده ارسالي فروش كاﻻ:با كليك اين گزينه در شركتهايي كه روش فروشگاهي سيستم تحليلگر و كدينگ روش٤را استفاده ميكنند، مانده ارسالي فاكتورهاي فروش را به سال مالي جديد انتقال ميدهد.
نكته: توجه داشته باشيد اين گزينه بايستي براي سيستم چند شعب به ازاي هر شعبه انجام شود.
گزينه انتقال پيش فاكتور هاي فروش (داراي بيعانه)با كليك اين گزينه پيش فاكتور هاي فروش (داراي بيعانه)كه تأييد شده و داراي مانده بوده و هنوز كنسل نشده اند و به ازاي هر شماره پيش فاكتوردر سال جديد انتقال و ثبت ميشود.(اين گزينه در شركت هاي بازرگاني استفاده ميشود.)
انتقال مانده بن كارت هديه/كارت اعتباريبا كليك اين گزينه مانده بن كارت هديه/كارت اعتباري كه تأييد شده و داراي مانده بوده و هنوز كنسل نشده اند و به ازاي هر شماره بن كارت در سال جديد انتقال و ثبت ميشود.(اين گزينه در شركت هاي بازرگاني استفاده ميشود.)
زيـر سـيـسـتـم خـزانـه:
اين قسمت براي تمامي شركتهايي كه از سيستم خزانه استفاده ميكنند جهت انتقال مانده موجودي صندوق–بانك–چك هاي موجود در صندوق–چك هاي در جريان وصول بانك–چك هاي سررسيد نشده خودمان استفاده ميشود.
گزينه افتتاحيه خزانه:
با كليك اين گزينه سيستم چك هاي مشتري موجود در صندوق، چك هاي مشتري واگذار به بانك و چك هاي خودمان(بدون وضعيت/واگذار به بانك)را طي يك يا چند سند دريافت و يا پرداخت خزانه انتقال ميدهد.نكته: توجه داشته باشيد كه اين امر بايستي در سيستم هاي چند شعب به ازاي هرشعبه انجام شود.
گزينه افتتاحيه خزانه(چك هاي واگذار شده به شخص):در حالت عادي چكهايي كه به شخص در سال قبلي خرج و يا واگذار شده به سال جديد انتقال نمييابد ولي در برخي اوقات به ويژه در صورت برگشت و يا عودت دادن اين چكها نياز به اطﻼعات آنهاداريم كه با استفاده از اين گزينه و تعيين محدوده سررسيد چكها ميتوان آنها را به صورتيكه در حساب اصلي اشخاص تأثيرگذار نباشد به سال جديد انتقال داد.
گزينه انتقال چك هاي دريافتي و انتقال چك هاي پرداختي:با توجه به اينكه اين نياز پيدا ميشود كه بعداز انتقال اطﻼعات خزانه در سال قبلي تغييراتي در وضعيت چكها صورت پذيرد و بايستي وضعيت هاي موجود در صندوق و بدون وضعيت به سال جديد انتقال پيدا كنند اين گزينه با امكان تعيين پشت نمره چكهاي مورد نظر اين قابليت را در اختيارتان قرار ميدهد .
گزينه انتقال اسناد تضميني:با توجه به اينكه اين نياز پيدا ميشود كه بعد از انتقال اطﻼعات خزانه در سال قبلي تغييراتي در وضعيت چكها صورت پذيرد و بايستي اين وضعيت به سال جديد انتقال پيدا كنند اين گزينه اين قابليت را در اختيارتان قرار ميدهد.
گزينه انتقال شماره چك باز پرداختي:با كليك روي اين گزينه، كليه شماره برگه چكهاي خودمان كه در سال مالي قبل استفاده نشده است، انتقال مييابد.
گزينه اصﻼح مانده ابتداي دوره بانك و صندوق:با استفاده از اين گزينه امكان اصﻼح و انتقال مانده هاي بانك و صندوق از سال مالي قبل به سال مالي جديد داده ميشود.
گزينه انتقال مانده حسابهاي نوع دائم:با انتخاب اين گزينه مانده حسابهايي كه نوع آنها در زمان تعريف حسابها دائم انتخاب شده است، انتقال مييابد.
زيـر سـيـسـتـم حـقـوق و دسـتـمـزد :
اين قسمت براي تمامي شركتهايي كه از سيستم حقوق و دستمزد استفاده ميكنند جهت انتقال ماندههاي پرسنل(مرخصي –سنوات و ...)و همچنين انتقال آخرين وضعيت شغلي پرسنل در سال قبلي به عنوان وضعيت شغلي اوليه در سال جديد و اطﻼعات مورد نياز ديگر استفاده ميشود.
گـزيـنـه اطـلـاعـات مـشـتـرك :
اين قسمت براي انتقال مانده حساب اشخاص مورد استفاده در زيرسيستمهاي خريد و فروش و خزانه و انبار استفاده مي شود .
انتقال مانده حساب اشخاص: اطﻼعات مانده حساب هر شخص محاسبه و در فرم تعريف اطﻼعات طرف حساب در قسمت وضعيت حساب انتقال و ثبت ميشود . توجه داشته باشيد در اين حالت ديگر امكان ويرايش اين اطﻼعات نميباشد.
انتقال مانده حساب اشخاص به تفكيك بابت: اطﻼعات مانده حساب هر شخص به تفكيك بابت محاسبه و در ليست مانده حساب اوليه به تفكيك بابت در فرم ليست طرف حساب انتقال و ثبت ميشود.
انتقال مانده(چك برگشتي)اشخاص: با استفاده از اين گزينه مانده حساب برگشتي(حاصل از عملكردهاي برگشتي در سيستم خزانه)به سال مالي جديد انتقال مييابد.
